De fleste mennesker har efterhånden fundet ud af, at en kalender er livsnødvendig, i forbindelse med ens arbejde. Det er stort set lige meget, hvad man har af job. Alle jobs har deadlines og planer, og der er altid nogle ting der skal huskes eller gøres på bestemte datoer. Hvis man forsøger at huske det hele i hovedet, så vil man hurtigt blive overvældet. Der er ikke noget mere uprofessionelt end at have glemt en aftale. Kalenderen er derfor et af de primære værktøjer, for stort set alle, der har et arbejde.
Men synes du ikke nogen gange, at det kan være svært at bevare overblikket alligevel? Jeg oplevede alt for ofte, at jeg farede vild i min kalender. Jeg gjorde mit bedste for at skrive alting ned, men det var virkeligt en stor opgave i sig selv. Der var flere udfordringer i det.
Når jeg skriver noget i min kalender, så er det af tre forskellige grunde. For det første, så skal jeg huske at noget skal gøres på en bestemt dato. Det er altså overblik på den helt store skala: et billede af, hvad fremtiden bringer. Det kan ofte klares med en enkelt linje eller to.
Når en dato nærmer sig, så har jeg dog ofte brug for, at notere mig nogle flere ting. Hvis jeg har et møde i kalenderen om 3 dage, så vil jeg gerne kunne skrive noter og spørgsmål ned til det, så jeg er godt forberedt. Det kræver mere plads. Det var ofte et problem, da en årskalender sjældent har mere end en linje eller to til hver dag.
Jeg fandt igen begrænsninger, når jeg havde flere ting at se til, på en enkelt dag. De fleste jobs har mange forskellige arbejdsopgaver der skal klares i løbet af dagen, og det er altså rart at have et overblik over dem også. Igen er årskalenderen slet ikke designet til den opgave.
Så i dag har jeg tre forskellige kalendere, der sammenlagt giver mig det fulde overblik. Jeg har min årskalender, der indeholder alle de store ting fra et fugleperspektiv. Jeg kan hurtigt slå op i den, og have en fornemmelse af, hvordan de næste par måneder kommer til at udfolde sig. Jeg har en ugekalender, der lader mig fokusere på de kommende dage, og har plads til, at jeg kan tage noter og skrive spørgsmål ned. Og så har jeg min dagskalender, hvor der er en hel side dedikeret til hver enkelt dag. Det er her jeg skriver alle detaljerne ned, og holder styr på de enkelte arbejdsopgaver.
Dette system med tre kalendere har gjort mit arbejdsliv så meget lettere. Det lyder måske uoverskueligt at bruge tre kalendere i stedet for én, men tro mig: det er den bedste måde at bevare overblikket på.
